Inbjudan & Anmälan – Svenska Demensdagarna 2023

Inbjudan & Anmälan till Utställning 2023

Vänligen läs igenom praktisk info innan du anmäler din organisation.

Anmälningslänk finner du längst ner på denna sida.

OM KONFERENSEN

Välkommen som utställare till Svenska Demensdagarna 2023 i Örebro

Vi började med ett hundratal och samlar vanligtvis varje år upp emot 1500 deltagare från hela landet. Målgruppen för konferensen är alla som arbetar inom eller intresserar sig för demensområdet. Vi har både nya och återkommande deltagare.

Hemsidan uppdateras löpande. I december 2022 publicerar vi det klara programmet och öppnar anmälan för deltagare.

Utställningen blir oftast fullbokad, så var ute i god tid med er anmälan för att säkra en plats!

Varmt välkommen önskar styrelsen för Svenska Demensdagarna!

VIKTIGA DATUM/PRELIMINÄRA DATUM

Tisdag 23 maj	14:00 – 20:00	Inflyttning
Onsdag 24 maj	07:00 – 07:45 08.00 – 09:30 09:30 – 16:35 19:00	Inflyttning Registrering, kaffe och utställningsbesök Konferensprogram dag 1 Middag
Torsdag 25 maj	08:30 – 16:00 14:30 – 18:00	Konferensprogram dag 2 Utflyttning (efter eftermiddagsfika)

UTSTÄLLNINGSOMRÅDE

Utställningen kommer att äga rum på Conventum i Örebro, utställningen i Conventum Arena och konferensen i Conventum Congress. Dessa två byggnader är sammanbundna av en glasbro för en bra och smidig förflyttning. Deltagarna kommer även att passera utställningen på väg till den sittande lunchen. Fikapauser har integrerats i utställningen för att maximera möjligheten för utställare att möta deltagarna.

Klicka här för att se programmet.

UTSTÄLLARPAKET

13 000 kr exkl. moms

Paketet innehåller:

6 kvm yta (3×2 meter)
3 m bakre vägg och 1 m skiljevägg i vitt trä. Höjd 2,5 m
1 lågt bord (B180 x D70 x H75 cm) och 1 konferensstol
Tillgång till el (standard)
2 spotlights
Trådlöst internet (önskar man en mer stabil lina för att exempelvis visa film kan detta köpas till)
Grå matta i monter
1 fri deltagare till konferensen inkl. seminarier, luncher och fika (observera att middag inte ingår)

I anmälningen finns möjlighet att mot en avgift byta ut det låga möbelpaketet som ingår i grundpaketet till ett 1 ståbord (H=110 cm, Ø= 60 cm) och 1 barstol om man istället önskar ett högt möbelpaket.

Bild utställarplats. Lågt bord ingår. Ståbord valbart mot avgift

ANMÄLAN OCH HOTELLBOKNING

Varje utställarpaket inkluderar kaffe och lunch för en person samt deltagande i plenum & seminarier i mån av plats. All utställande personal ska anmäla sig via en separat anmälningslänk som kommer att skickas ut till kontaktperson för utställarplatsen. Deltagande vid middag kan bokas i mån av plats och kostar 800 kr per pers exkl. moms.

Ett antal hotellrum i olika priskategorier har förbokats för konferensen med förhandlade priser, hotellrum bokas i samband med anmälan online. Mer info om hotellen kan du hitta här.

EXTRA MONTERPERSONAL

1500 kr exkl. moms

Varje utställarpaket inkluderar kaffe och lunch för en person. Deltagande i plenum & seminarier ingår i mån av plats. All utställande personal skall anmäla sig via en separat anmälningslänk som kommer att skickas ut till kontaktperson för utställarplatsen. Extra monterpersonal bokas i samband med anmälan av den fria deltagaren.

Ett antal hotellrum i olika priskategorier har förbokats för konferensen med till ett fast konferenspris. Hotellrum bokas i samband med monterpersonalanmälan som sker elektroniskt via länk. Mer info om hotellen kan du hitta på hemsidan https://svenskademensdagarna.se/anmalan-hotel/hotell/.

MIDDAG

800 kr exkl. moms

Middagen äger rum onsdag den 24 maj kl. 19.00, middag, dryck och underhållning är inkluderat. Middagen bokas i mån av plats i samband med anmälan av monterpersonal.

ANNONSERING

Annons i programboken

4000 kr exkl. moms

Annonsstorlek ¼ A4-sida. Alla annonser är samlade tillsammans på ett antal sdor i programboken.

Företagsinformation på hemsidan samt länk till sidan i mobil mobilwebb

4000 kr exkl. moms

Möjlighet att ha information om företaget/organisationen på en samlad annonssida på hemsidan. Inkluderat är också en länk i mobil-appen som leder till annonssidan. Informationen kommer att finnas tillgänglig 4 veckor efter konferensen genomförts på hemsidan.

Information som kommer publiceras är:

En beskrivning (max 100 ord) av företaget/organisationen samt ev. produkter/tjänster som erbjuds
Länk till hemsida
Länk till produktblad eller film

Annons i programbok och digitalt

6000 kr exkl. moms

Både annons i programboken och information på hemsidan med länk från mobilappen.

UTSTÄLLAR-APP

2000 kr exkl. moms

Utställarapp för att scanna och registrera era besökare i montrarna. Tillägg av kommentar till varje deltagare är möjlig (max 200 tecken). Pris exkl. smartphone/läsplatta, dessa tillhandahålls av utställaren själv. Utöver namn och företagsnamn får man via utställarappen också tillgång till kontaktuppgifter till varje scannad deltagare.

Deltagarlista (endast namn och företag) skickas ut innan konferensen börjar, medan scanningsrapport inkl. kontaktuppgifter skickas ut efter mässan. Varje deltagare skall tillfrågas innan scanning får ske.

BESTÄLLNING AV EXTRA MONTERMÖBLER OCH UTRUSTNING

Beställning av extra montermöbler görs direkt till Conventums monterservice. Faktura skickas separat från Conventum för material som beställs direkt av dem.

Göra beställning av extra montertillbehör från Conventum (Excel)

Problem med att öppna prova detta Chrome-tillägg

Chrome Extension

Sista datum för beställning: 5 maj

Mäss & Monterservice Conventum
Telefon+46 19-766 45 52
E-mail: monterservice@conventum.se

Leveransadress

Leveransadress:
Conventum Arena
Fabriksgatan 26-28
702 23 Örebro
Lastport 1

Telefonnummer står på porten. 019-7664548

Märk gods tydligt med monternummer och företagsnamn.

Leverans av gods till Conventum:
Fredag 19 maj mellan kl. 08.00-16.00 samt
Måndag 22 maj kl. 08.00-16.00

Upphämtning av gods från Conventum:
Torsdag 24 maj kl. 14.30-18.00
Fredag 25 maj kl. 08.00-12.00

OBS! Viktigt att allt gods är förbeställt för upphämtning av ert företag/organisation. Allt gods ska vara märkt med leveranssedel för upphämtning.

Vi reserverar oss rätten att slänga material som ej bokats upphämtning och fraktats bort från anläggningen senast fredag 25 maj.

VILLKOR

Betalningsvillkor
Fakturering sker löpande. Faktura kommer att skickas efter att Sweden Meetx mottagit kontrakt via den elektroniska anmälan med 30 dagars betalning. Betalning skall vara Sweden Meetx tillhanda innan konferensen börjar. Om betalning inte inkommer i tid reserverar vi oss rätten att sälja utställningsplatsen till ett annat företag/organisation.

Alla priser är angivna i SEK och exkl. 25% moms.

Inflytt
Tisdag 23 maj 14:00 – 20:00
Onsdag 24 maj 07:00 – 08:00 (första fikan serveras 08:00 i utställningen)

Entré: Coventum Arena, Fabriksgatan 26-28

Nedmontering och utflytt
Ingen utställare tillåts att packa ned/bryta sin monter eller föra ut utställningsgods innan utsatt tidpunkt för utflyttning den sista utställningsdagen.

Torsdag 25 maj 14:30 – 18.00 (efter avslutad eftermiddagsfika)

Produktion och leveranser
För leveranser till utställningen är det utställarens ansvar att följa Coventums praktiska instruktioner som skickas ut i god tid innan konferensen. Det är också utställarens uppgift att ansvara för att leverans kommer fram i tid.

Avbokningsregler
Eventuell avbokning måste ske skriftligen till Meetx. Utställningspaketet är avbokningsbart fram till och med 20 mars 2023 minus en administrationsavgift på 10%. Från 21 mars är anmälan bindande och ingen återbetalning kan göras.

Integritetspolicy
Vi värnar om att skydda din personliga integritet. De uppgifter vi ber dig om i anmälan är uppgifter vi behöver för att kunna genomföra mötet, logistiken, login, betalningar etc. på korrekt sätt. Vi kommer att lämna relevant information till våra samarbetspartners (resebyrå/hotell/anläggning och industri) med samma syfte. Varken vi eller våra samarbetspartners kommer att dela någon information vidare till tredje part. Vi kan komma att behålla ditt namn och epost-adress för framtida arrangemang, men du är alltid fri att avböja eventuella inbjudningar.

Vi får inte registrera dina uppgifter utan ditt godkännande, genom att ni anmäler ert företag/organisation som utställare samt bockar i rutan ”Jag godkänner och har läst integritetspolicyn” i våra anmälningsformulär godkänner du att vi lagrar dina uppgifter enligt konferensens integritetspolicy.

Sweden Meetx AB och arrangören Svenska nätverket för demenskunskap är gemensamt personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Läs hela integritetspolicyn för konferensen här >>

KONTAKT

För frågor och information tveka inte att kontakta oss.

Konferenssekretariat
Meetx
E-mail: demensdagarna@meetx.se
Tele: 031 – 708 86 90

Planskiss och Anmälan

ALLOKERING AV UTSTÄLLARPLATSER

Du väljer själv monterplats när du anmäler din organisation som utställare till konferensen. Detta gör du via den elektroniska anmälan (se grön knapp längst ned på sidan). I anmälan kan du också se vilka platser som finns tillgängliga, samt se vilket företag/organisation som bokat vilken plats i utställningen.